Yhtiökokouskausi on pikkuhiljaa käynnistymässä ja tänäkin keväänä yhä useampi kokous pidetään virtuaalisesti, ainakin osittain.
Aluehallintoviraston mukaan taloyhtiökokous ei ole yleisötilaisuus eli kokoontumisrajoitukset eivät koske niitä.
Suositeltavaa kuitenkin on, että mahdollisimman moni osallistuisi sähköisen etäkokouksen kautta. Paikan päälle kokoukseen voisi tulla isännöitsijän lisäksi hallituksen puheenjohtaja ja kenties ne osakkaat, joille sähköisesti osallistuminen ei ole mahdollista. Mutta heidänkin on hyvä muistaa turvavälit, käsihygienia ja maskit.
Kokoukseen fyysisesti osallistuvien määrä voi vähentää näppärästi myös käyttämällä valtakirjaa. Jos kokouksessa ei ole sellaista asiaa, että sinun pitäisi henkilökohtaisesti osallistua, voit antaa naapurille tai tutulle valtakirjan ja kertoa hänelle tai isännöitsijälle etukäteen kantasi esityslistan asioihin.
Huomioita sähköiseen etäkokoukseen
Hyvin varustellulla isännöitsijällä on tarjota työkalu taloyhtiön sähköisen etäkokouksen pitämiseen. Yleisimmät työkalut ovat Google Hangouts, Zoom ja Teams. Näissä ei valitettavasti ole ominaisuuksia äänestyksen järjestämiseen.
Kokemukseni mukaan sähköinen etäkokous voi olla jopa tehokkaampi kuin perinteinen kokous. ”Ei-niin-tarpeellisia” puheenvuoroja käytetään vähemmän ja asialista saadaan käytyä tehokkaasti läpi.
Lisäksi arempi osallistuja voi uskaltautua sanomaan mielipiteensä, sillä etäkokouksessa osallistuen määrä ei ole yhtä ilmiselvä eikä vertaispaine ole läsnä samalla tavalla kuin samassa huoneessa oltaessa.
Toisaalta taas vapaa jutustelu, jossa monesti jaetaan arvokasta tietoa, jää vähemmälle.
Äänestys etäkokouksessa
Suljettu lippuäänestys ei ole mahdollinen, paitsi jos käytettävissä on tähän suunniteltu järjestelmä.
Helpoin tapa on äänestää on yksinkertaisesti käydä osallistujalista läpi yksitellen ja kysyä jokaisen ääni.
Äänen voi tietenkin antaa myös etukäteen kertomalla siitä isännöitsijälle, mutta tällöin voit äänestää vain esityslistalla olevaa ehdotusta. Eli jos kokouksessa tulee toinen ehdotus, et voi vaihtaa siihen.
Oikeus osallistua kokoukseen
Kannattaa muistaa myös, että osakkaan osallistumisoikeutta ei voi rajoittaa. Eli vaikka osallistuja kuuluisi riskiryhmään, hänellä on silti oikeus osallistua kokoukseen paikan päällä.
Pahimmassa tapauksessa osakas käännytetään pois ja hän vaatii kokouksen mitätöintiä ja uuden järjestämistä.
Mutta luonnollisesti sairaana ei pidä osallistua kokoukseen paikan päällä ja jos joku yrittäisi sairaana osallistua, voi puheenjohtaja poista hänet kokouksesta.
Kokouksen kutsuminen
Tähän ei ole tullut muutoksia koronan takia. Kokous pitää yhä siis kutsua koolle aikaisintaan kaksi kuukautta ja viimeistään kaksi viikkoa ennen kokouksen ajankohtaa.
Normaalisti kokous tulee pitää korkeintaan kuusi kuukautta tilikauden päättymisen jälkeen, mutta nyt lisäaikaa on annettu 30.9.2021 asti.
Kiperä kysymys onkin, että kannattaako kokous pitää nyt vai siirtää myöhemmäksi?
Vastaus riippuu yhtiön tilanteesta. Jos esityslistalla on iso ja akuutti asia, ei kokousta ehkä kannata siirtää. Mutta jos kiireellisiä asioita ei ole, voisi kokouksen siirto olla perusteltua. Eritoten, jos sähköisen etäkokouksen pitäminen ei olisi helppoa.
Taloyhtiön maksut
Mikäli kokous päätetään siirtää myöhemmäksi, eikä siten voida vahvistaa uusia vastikemaksuja, pysyy vanhat vastikemaksut voimassa. Tällöin isännöitsijä joko lähettää uudet vastikemaksulaput (vanhoissa oli eräpäivä esim. 5.6.2021 asti) tai pelkän tiedotteen, että maksuja voi jatkaa vanhan laskun perusteella.
Samoin esim. taloyhtiön saunamaksu on perusteltua peruuttaa siltä ajalta kun sauna ei ole käytössä.
Osakkaan kannan ilmaiseminen etukäteen
Mikäli et pääse osallistumaan kokoukseen fyysisesti tai virtuaalisesti, voit kuitenkin osallistua postin tai sähköpostin avulla.
Käytännössä tämä tarkoittaa, että toimitat isännöitsijälle kantasi esityslistan haluamaisi kohtiin.
Tämä on oikeasti hyvä työkalu esim. hallituksen palkkioiden nostamiseen. Kokemukseni mukaan vertaispaine kokouksessa pitää huolen, että hallitusten palkkiot pysyvät pohjamudissa.
Sen sijaan jos isännöitsijä lukee neutraalisti ”Kohta 9: päätetään hallituksen palkkioista. Olen saanut etukäteen ehdotuksen 500 euroa/v puheenjohtajalle ja 300 euroa/v jäsenelle”.
Tämä toimii ikäänkuin ankkurina, jolloin muiden on hieman vaikeampaa ehdottaa palkkioksi kolmeakymppiä. Eritoten jos samansuuntaisia ehdotuksia on tullut useampi.
Tämä voisikin olla yksi malli hilata hallituksen palkkioita lähemmäs kohtuullisuutta. Ja hyvin se onkin toiminut viimeisen vuoden aikana valmistuneiden uudiskohteitteni hallinnonluovutuskokouksissa.
Vaikka taloyhtiökokous korona-aikana asettaakin uusia haasteita taloyhtiöille, on se myös oppimisen ja kehittymisen paikka. Viime vuonna isännöintiala otti jo ensimmäisiä askeliä sähköisempään suuntaan ja tänä keväänä tuo kehitys jatkuu kun taloyhtiöiden osakkaat ovat yhä valmiimpia sähköisiin kokouksiin.
