Suomalaisten varallisuuden näkökulmasta isännöitsijän työ on yksi tärkeimmistä. Tämä ammattiryhmä hallinnoi meidän suurinta yksittäistä omaisuusmassaamme.
Asunto-osakeyhtiöitä on Suomessa hieman alle 90 000. Näistä noin 50 000 yhtiötä on isännöitsijöiden hoitamia. Taloyhtiöissä asuu yhteensä 2,7 miljoonaa suomalaista.
Isännöitsijällä tarkoitetaan tyypillisesti isännöitsijää henkilönä, mutta toisinaan myös isännöintiyritystä. Isännöintiyrityksessä on monenlaisia työtehtäviä. Käydään seuraavaksi läpi yleisimmät, jotta saat paremman käsityksen kuinka homma toimii ja kuka olisi oikea yhteyshenkilö missäkin asiassa.
Isännöitsijän tehtävät
Isännöitsijä on osakkaiden, asukkaiden ja sidosryhmien tärkein kontakti. Hänen työnsä on toteuttaa yhtiökokouksen ja hallituksen hänelle antamat tehtävät. Päätehtävä on taloyhtiön arjen pyörittäminen, eli huolehtia siitä, että talo pysyy siistissä kunnossa, tekniikka pelaa ja talous on oikealla uralla.
Näiden lisäksi isännöitsijä saa paljon yksittäisiä tehtäviä aina töherrysten poistamisesta järjestyssääntöjen laatimiseen ja putkiremonttiprojektin vetämiseen.
Isännöitsijä on tavallaan joka paikan höylä. Häneltä odotetaan osaamista talouden, tekniikan, psykologian, hallinnon ja kokoustekniikan saralla. Kukaan ei tietenkään voi olla mestari näissä kaikissa ja tämän vuoksi isännöitsijällä onkin oltava vahva taustatiimi ja hyvät kontaktit.
Näkyvin osa isännöitsijän työstä on hallituksen kokoukset ja yhtiökokoukset. Näissä hän toimii tyypillisesti sihteerin roolissa hallituksen puheenjohtajan (tai jonkun muun osakkaan) toimiessa kokouksen puheenjohtajana. Puheenjohtaja johtaa puhetta ja isännöitsijä esittelee esityslistan sisältöä, kuten esimerkiksi tilinpäätöksen.
Isännöitsijän tärkein yhteistyökumppani onkin yleensä hallituksen puheenjohtaja. Molemmat hakevat tukea toisistaan ja yhdessä hallituksen kanssa he johtavat taloyhtiötä.
Isännöitsijä on yleensä hallinnollinen isännöitsijä, mikä tarkoittaa sitä, että hänellä ei ole erityisen syvää teknistä osaamista. Perusteet ovat toki hallussa, mutta esimerkiksi yhtiöremontteihin käytetään yleensä ulkopuolisia asiantuntijoita. Lisäksi on olemassa ihan oma ammattikuntansa, tekninen isännöitsijä. Teknisen isännöitsijän tehtävä on muun muassa valvoa, että osakkaan tekemässä remontissa noudatetaan säädöksiä (vesieristeet, asbestinäytteet ym.)
Kiinteistösihteerin tehtävät
Vähemmän näkyvässä roolissa isännöintitoimistossa on kiinteistösihteeri. Hän pitää huolen taloyhtiön taustatöistä ja on korvaamaton kumppani isännöitsijälle. Kiinteistösihteerin tärkeimmät tehtävät ovat:
- taloyhtiön osakasluettelon ylläpito
- vastikkeiden laskutus ja seuranta
- autopaikkojen ja saunavuorojen varaukset
- erilaisten ilmoitusten vastaanotto
- asiakirjojen ja tiedotteiden laadinta
- kokouspaikkojen varaukset
- avainten hallinta
- isännöitsijäntodistusten laadinta
- osakkaiden yhteydenottoihin vastaaminen
Kiinteistösihteeri on oikea henkilö ottaa yhteyttä, kun asiasi koskee mitä tahansa yllä mainittuja asioita. Hän on yleensä paremmin tavoitettavissa kuin isännöitsijä, jolla on vuodenajasta riippuen paljon kokouksia. Jos siis haluat tilata isännöitsijäntodistuksen eikä isännöintiyrityksellä ole sähköistä tilauslomaketta, kannattaa ottaa yhteyttää kiinteistösihteeriin ennemmin kuin isännöitsijään.
Kirjanpitäjän tehtävät
Kiinteistösihteeriä vielä vähemmän näkyvässä roolissa on kirjanpitäjä. Kirjanpitäjä on ehdottoman tarpeellinen, sillä vakiintunut käytäntö on, että isännöintitoimisto hoitaa taloyhtiön kirjanpidon.
Kirjanpitäjä on henkilö, jota isännöitsijä konsultoi kinkkisimmissä taloyhtiön talouden asioissa. Aina isännöitsijät eivät esimerkiksi tiedä, mitä pääomavastikkeen tulouttaminen ja rahastoiminen tarkoittaa, tai mitä työkaluja taloyhtiöllä on kääntää liian voitollinen tulos kohti nollatulosta (aiemmat tappiot, asuintalovaraus, poistot). Muun muassa näihin kysymyksiin hän saa vastauksen kirjanpitäjältä.
Kirjanpitäjä myös auttaa isännöitsijää suunnittelemaan taloyhtiön budjettia. Vuoden vaihteen jälkeen isännöintitoimisto työstää taloyhtiön tilinpäätöksen. Tämän työn tekee pitkälti kirjanpitäjä. Isännöitsijä esittelee tilinpäätöksen hallituksen tilinpäätöskokouksessa. Ja viimeiseksi sitten isännöitsijä esittelee yhtiökokoukselle hallituksen ja tilintarkastajan hyväksymän tilinpäätöksen.
Mikäli taloyhtiön taloudessa on tapahtunut jotain normaalista poikkeavaa, kannattaa isännöitsijän käydä nämä asiat läpi kirjanpitäjän kanssa, jotta hän osaa avata asiat ja niiden merkityksen yhtiökokoukselle.
Vähänkään isommassa isännöintitoimistossa on oma kirjanpitäjä, koska se tuo paljon tehokkuutta isännöitsijän työhön ja tätä kautta hyötyä taloyhtiölle. Lisäksi oma kirjanpitäjä tulee edullisemmaksi pidemmän päälle kuin ostettuna palveluna.
Osakkaan ei juuri tarvitse olla kirjanpitäjään yhteydessä, paitsi halutessaan tilata lainaosuuslaskelman. Myös vastikemaksutilanteen saa selvitettyä kirjanpitäjältä.
Huoltoliikkeen tehtävät
Huoltoliikkeen tärkein tehtävä on pitää taloyhtiö teknisesti hyvässä kunnossa. Huoltoliikkeen tehtäviä ovat muun muassa:
- lumen luonti ja hiekotus
- nurmikon leikkuu
- ilmanvaihtokoneiden suodattimien vaihto
- talotekniikasta huolehtiminen
- pienet korjaukset
- ovien avaus asukkaille
- talokirjan ylläpito
- huoltokirjan ylläpito
Huoltoliike on oikea taho ottaa yhteyttä esimerkiksi silloin, kun asuntoon muutetaan. Heille siis tehdään muuttoilmoitus, jonka jälkeen he vaihtavat asunnon oveen oikean nimen. Tämä on tärkeää siksikin, että mikäli asukas ei ole talon kirjoilla, ei huoltoliike avaa hänelle ovea avainten unohtuessa sisälle. Hyvä huoltoliike ilmoittaa muutoista isännöitsijälle.
Lisäksi huoltoliike on oikea taho ilmoittaa esimerkiksi vuotavista hanoista tai asunnon lämpötilaongelmista. Huoltoliike on kyllä sitten tarpeen mukaan yhteydessä isännöitsijään.
